Ordem de compra: entenda o que é e qual a sua importância

por | 27/02/2019 | ecommerce

A ordem de compra permite que as empresas organizem e gerenciem suas aquisições/gastos, entrada e saída de insumos, mercadorias, bens e demais ativos. Trata-se de um dos documentos de grande importância também para o e-commerce, daí a necessidade de entender seu funcionamento e estabelecer padrões para sua execução.

Em linhas gerais, será preciso levantar uma série de informações específicas, que em um futuro próximo vão auxiliar em questões organizacionais, jurídicas, fiscais e contábeis. Neste post, vamos entender um pouco mais do conceito de ordem de compra, sua importância e como iniciar o procedimento. Acompanhe!

O que é a ordem de compra?

A ordem de compra é um tipo de formulário de negócios que traz informações detalhadas a respeito de uma compra ou venda de produtos, bens ou serviços. Ela tem diferentes nomes, como notas de encomenda, pedidos de compra ou purchase orders, e seu objetivo é formalizar (e documentar) uma proposta comercial concreta.

Essa formalização traz as condições previstas em orçamento, o que representa a adjudicação (concessão de posse) por parte do cliente; contudo, ela só é oficialmente válida se for enviada por escrito, por correio físico ou eletrônico. Entre as informações que devem constar no documento estão:

  • código de compra (número de série da nota de compra);
  • identificação do cliente;
  • identificação do fornecedor;
  • contato do fornecedor;
  • descrição dos produtos e quantidade;
  • data e local de recebimento do produto;
  • responsáveis pelo recebimento da encomenda;
  • data e forma de pagamento;
  • valor da compra;
  • data da compra;
  • assinatura do responsável pela compra.

Como fazer a ordem de compra?

O primeiro passo é determinar quais produtos serão adquiridos. Para isso, é importante ter o controle das vendas, entender como funciona o ciclo do estoque, a previsão de vendas, preços praticados pelos fornecedores etc. A partir daí, será possível estabelecer critérios de compras que vão atender às necessidades do negócio e dos clientes.

A parte prática exige um software específico (pode ser uma planilha do Excel) ou um modelo impresso para descrição dos produtos de forma manual. O primeiro passo é identificar o código de acordo com a ordem de compra; por exemplo, se for a primeira ordem de compra do ano de 2018, o código será 1/2018 e assim por diante. Esse código auxilia em uma futura identificação e controle.

A seguir, deve-se definir os produtos e quantidades, além de entrar em contato com o fornecedor para verificar o tempo que ele leva para enviar o pedido a partir da data de recebimento da ordem de compra e se ele aceita as formas de pagamento que a sua empresa está disposta a executar.

Avalie todos os pontos listados acima e assine se estiver tudo adequado. Também é uma prática comum solicitar que um representante do fornecedor assine a ordem de compra para finalizar o pedido. Assim, o compromisso entre as partes de cumprir com as condições, preços e prazos estará de fato confirmado.

Por que a ordem de compra é tão importante para o e-commerce?

O desenvolvimento e a aplicação correta só trazem benefícios à loja virtual, que tem mais facilidade na gestão de seus ativos. Vamos a eles:

Proporciona maior controle

A ordem de compra impacta não só os setores de logística e aquisições, mas todo o empreendimento, pois os gestores têm uma ampla visão de fatores fundamentais para o bom andamento das ações e conseguem tomar decisões mais acertadas, pautadas em dados e não apenas na intuição.

O histórico das aquisições e as informações contidas nas ordens — como valor, quantidade e data de entrega dos pedidos — são dados que oferecem maior controle nas operações, em especial para o estoque.

Ajuda no desenvolvimento de estratégias de venda

Outro ponto interessante diz respeito ao desenvolvimento das ações de marketing e precificação. Isso porque, conforme os produtos chegam, sua quantidade e demais características podem definir a estratégia de venda, produtos que vão receber mais atenção e recursos, quais vão sair do portfólio, entre outras decisões.

Por exemplo, uma grande quantidade de um produto X pode ser vendida por um preço mais em conta. Além de ser um atrativo para demais compras, a loja virtual pode pautar seus esforços em criar campanhas para a sua venda.

Ajuda a renovação do estoque

Vamos supor que o e-commerce pretende fazer um grande saldão para renovar o estoque. Desenvolve uma ação de marketing e remarketing para realizar conversões e acaba vendendo quase tudo. A ordem de compra se torna uma aliada desde o momento do planejamento das ações até a ocupação do espaço que foi deixado vago.

Cria o ambiente propício para negociações

A negociação com fornecedores também se torna mais flexível, permitindo que os responsáveis pelas aquisições tenham os dados necessários para realizar uma compra favorável. Dessa forma, é possível solicitar condições mais interessantes, como valores mais em conta devido à demanda prévia, formas de pagamento mais flexíveis, frete mais barato, entre outras questões.

Quais são os cuidados a serem tomados em relação às ordens de compra?

Antes de tudo, é preciso manter cópias dos documentos originais para futuras conferências e prestações de contas. Quando receber a encomenda, determine alguém que será responsável pela conferência, evidenciando se os pedidos batem com a ordem de compra e se estão dentro da data de validade, em boas condições e na quantidade certa.

Adotar o processo de controle de recebimento baseado na ordem de compra elimina a possibilidade de que os fornecedores enviem produtos fora do acordado, por exemplo, com data de vencimento próxima.

É importante manter o controle das datas em que a ordem foi enviada e recebida pelo fornecedor, bem como o tempo de chegada da encomenda. Todo esse controle evita atrasos e/ou erros na entrega, situações que representam perda de vendas, afetando totalmente os lucros do e-commerce.

Por fim, adote formas para facilitar o desenvolvimento e acompanhamento da ordem de compra. As mais comuns são softwares e plataformas de gestão, que permitem estreitar, automatizar e acompanhar os processos. Com controle e uso de dados para favorecer o gerenciamento, o negócio só tem a se beneficiar da prática.

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